”De kracht van de aanpak van Email Handyman zit hem in de eenvoud. Het is een leuke en korte workshop met blijvend resultaat. Ik ga nu elke dag met een gevoel van overzicht naar huis. Dat is even nuttig als prettig!”

Inge Colson, HR Manager Reed Elsevier

“De workshops zijn binnen Elho zeer positief ontvangen. Ik kreeg leuke feedback van de deelnemers en ook bevestiging dat men de tips daadwerkelijk heeft omgezet in daden.”

Jan Schaerlaeckens, Director Operations Elho International BV

“Het inlevingsvermogen van Richard over de werkzaamheden en werkmethode is indrukwekkend. Tijdens de @yourdesk sessie respecteert hij de bestaande werkstijl en brengt verbeteringen aan waar mogelijk. Dus geen grote aanpassingen maar effectief bijschaven. Als je meer uit jezelf wil halen is dit een nuttige bijdrage!”
 
Nick Bortot, bestuurslid BinckBank

BBC broadcasted a great documentary about the challenge of managing email. View it here (in 3 parts)!

Inbox: 14736
Per dag: 100+

Ik ben op bezoek bij James Veenhoff, partner bij Fronteer Strategy en mede bekend als directeur van de Amsterdam Fashion Week, voor een “schoon-schip” actie op zijn inbox. James heeft al vele jaren ervaring in brand management en die ervaring puilt letterlijk uit zijn inbox. Hij wil daar graag weer wat meer overzicht in krijgen.

In het anderhalf uur dat we samen in zijn kantoor aan de Prinsengracht aan het werk gaan wordt zijn MacBook flink aan het knarsen gezet. Met het aanbrengen van een “To Do” map en een aantal “To Don’t” mappen wordt er onderscheid gemaakt tussen wat op korte termijn relevant is en wat voor nu even uit het zicht kan blijven. Een flinke historie aan e-mails passeren de revue, maar ook een meer recente taak vraagt nog even aandacht. “Oh ja, die adressenlijst”, het blijkt dat James nog een adressenlijst moet samenstellen voor de uitnodigingen van de IJ-prijs 2009 die hij binnenkort van de Gemeente Amsterdam in ontvangst mag nemen. Maar meteen even doen, dan kunnen we gelijk het beheren van adressen ook aan de kaak stellen.

Voor James is de grootste opsteker het verschil tussen je e-mail lezen en je e-mail verwerken. Met de grote hoeveelheid e-mails per dag is het prettig om ze snel een plek te geven en verder te gaan met het belangrijke werk. Met deze manier van “processen”  ben je niet perse alle mails aan het beantwoorden, maar je organiseert ze naar aanleiding van wat je er nog mee moet doen, of niet mee wilt doen. Een aanpak die op zich ook wel een klein prijsje verdient!

Als ik het kantoor uit loop vraag ik me nog af of de nieuwe aanpak wel tegen ruim 100 nieuwe emails per dag op kan. Dus check ik het nog maar even na een paar dagen, per email. Zijn respons was rap en duidelijk, "die gaat even op mijn To Don’t lijst "!

“We waren al overtuigd van het nut van inbox management workshops vanuit onze ervaringen in Nederland. Dus hebben we Email Handyman gevraagd om ons kantoor in China te trainen, waar ons bedrijfsresultaat in grote mate van afhankelijk is. De workshops zijn ten zeerste aan te bevelen, de nuttige praktische tips worden goed bijgestaan door een spontane inleving in de situatie van de medewerkers die nog leuk is ook!”

HZX Fashion Works, Hangzou

(Shift)Spacebar = Read Mail (one page down/up)
Ctrl-N = New item/mail
Ctrl-R = Reply
Ctrl-F = Forward
Alt – S (or Ctrl – Enter) = Send
Ctrl-2 = Goto Calendar
Ctrl-1 = Goto Mail
Ctrl-Shift V = Move item
Ctrl-Shift Y = Copy item
Ctrl-Z = Undo

And 2 Top Windows shortcuts
Alt-Tab = Swith window
WinKey-D = Show Desktop

The following steps will help you manage your Inbox more  efficiently. They are based on the concept of David Allen’s “Getting Things Done”, though limited to only the most basic principles. Let’s get started!

1. Create 3 Action Folders and 1 Repository Folder

We start by creating the folders to which we move e-mails when we empty our inbox. It is important to recognize the difference between your action folders (for e-mail that somehow still require action by you or someone else) and your repository folders (for filing e-mails that no longer require action). The three action folders are:

• - Go Do This Week
• - Holding For Later
• - Waiting For Others

And as a repository system we recommend using a single folder called:

• - Filed Items

Any existing folders that contain filed items can be drag&dropped onto the Filed Items folder in a whole (creating subfolders to Filed Items).

Together with your Calendar these folders are the basis of your “trust system”. The process of emptying your inbox (try to limit this to twice or three times a day) is a follows:

• - Can it be done in 2 minutes, then do it!
• - If it requires action on a specific time in the future, copy it to your Calendar (just drag and drop onto the Calendar button) and then you can file the e-mail.
• - If is does not need to be done on short notice (1 week), move to Holding For Later.
• - If someone else is working on it but you need to keep an eye on it, move it to Waiting For Others
• - If it needs to be done soon, move to Go Do This Week
• - Otherwise the e-mail can be moved to Filed Items or be deleted.

Using this process you can clean up your inbox twice or three times a day and. Process each e-mail one by one (top-down or bottom-up) without prioritizing. This will turn emptying your inbox into a habitual process that will take up little time. In between hours there is no need to check your inbox and you can work on the items in your Calendar and Go Do This Week.

2. Schedule your weekly maintenance

Enter a recurring appointment of one hour into your calendar which contains the following title and details:

• GTD Weekly Maintenance
  - Check Calendar past week
  - Check Calendar coming week
  - Check Go Do This Week
  - Scan Holding For Later
  - Scan Waiting For Others

During the weekly maintenance you go through your To Do and your To Don’t lists to see if any items on Hold or Waiting need action.  The weekly maintenance is a crucial activity to ensure you can trust your “trust system”.

They are supposed to be a great feature, all the types of “you have new mail” notifications that you find in e-mail applications. But sadly enough they are a great contributor to the many interruptions that we face during a working day. As such they decrease our productivity, and this has been proven multiple times in studies done on the topic.

So if you would like to save yourself time immediately we suggest turning them all of. But of course, doing that isn’t as easy as it sounds. Here is how to turn them off in most versions of Outlook.

1. Click on Tools in the menu bar of Outlook

2. Click on the E-mail Options button

3. Click on the Advanced E-mail Options button

4. Turn off all tick boxes for new e-mail notifications

5. Click OK and you’re done

ps. Try this for at least a week. In the beginning you will miss the bells, it takes a little while to notice the benefit.

 ”Ik denk dat ik met Kerst een paar dagen extra vrij neem om mijn e-mail bij te werken”, hoor ik een collega zeggen. Vreemd, alsof e-mail verwerken geen werk is. Alsof we het logisch vinden dat we in de vakantie per e-mail juist wel bereikbaar zijn. Maar met name alsof email managen een onmogelijke taak is die alleen met een tweejaarlijkse grote schoonmaak nog haalbaar is.

E-mail is inmiddels een doodgewone zaak. Het is zelfs de killer applicatie van de afgelopen 20 jaar die niet meer weg te denken is uit het bedrijfsleven. We moeten er niet aan denken dat de e-mail er uit ligt voor onbepaalde tijd; wat doe ik nu? Hoe krijg ik me werk dan gedaan? Echter steeds meer zien we ook de problemen van e-mail opduiken.  Vandaag de dag spenderen we gemiddeld al meer dan 2 uur per dag aan het verwerken van e-mail en er is tot op heden bijzonder weinig aandacht besteedt aan hoe je dat nou effectief kan doen. Vaak hoor je dan de reaktie:”Hoe moeilijk kan het zijn, je schrijft een mailtje en drukt op Send!”. Echter veel mensen hebben last van overmatig volle inboxen, het gevoel dat ze het overzicht kwijt zijn van wat ze nog moeten doen en zijn continue bezig om achterstallig werk weg te werken. Dit met de bijkomende stress, overwerk en andere nadelen voor de kwaliteit van het werk en leven.

Beter mailen
Dat het een stuk beter kan is inmiddels ook wel duidelijk. Door middel van het volgen van een paar eenvoudige instructies kun je al veel meer rust en overzicht verwerven, en dat scheelt je aardig wat tijd per dag. Als je dan ook nog wat aandacht besteedt aan wat handige tips en trucs om met name veel gedane handelingen minder belastend te maken, dan zul je zien dat het leeg krijgen en leeg houden van je inbox een eenvoudige taak is geworden en je daarbij ook nog een minder tijd met e-mail verwerken bezig bent dan voorheen.

Niet voor niks dragen de workshops van Email Handyman de titel “Krijg toch de P met je geCC“. Naast een hogere effectiviteit wordt er ook aandacht besteedt aan de “Do’s and Dont’s” van e-mail. De laagdrempeligheid van e-mail heeft er voor gezorgd dat we e-mail inmiddels heel makkelijk gebruiken voor zaken waar het niet perse geschikt voor is. Door dit te bespreken met de medewerkers zorgt Email Handyman ervoor dat de bewustwording groeit over hoe we e-mail beter kunnen gebruiken, en minstens zo belangrijk, wanneer we vooral geen e-mail moeten gebruiken.

Kort en Krachtig
Er is aardig wat te verbeteren op het gebied van e-mail gebruik. Maar we moeten accepteren dat het moeilijk is om gedrag te veranderen, zeker voor iets wat niet de hoogste prioriteit heeft. Daarom richten we ons vooral op de meest essentiele verbeteringen, houden het simpel en houden ket kort. De workshop duurt anderhalf uur en de meeste mensen zijn al heel snel daarna helemaal op de rit. Voor de selecte groep die vervolgens meer wil zijn verschillende opties, maar  het merendeel is gewoon blij om vanaf nu juist minder met e-mail bezig te zijn!

Een Email Handyman workshop kun je boeken via www.emailhandyman.nl. Meer weten over e-mail bedrijfsadviezen of trainingen neem contact op met Richard Wolfe via info@emailhandyman.nl.

“We hebben een aanzienlijke groei in e-mail verkeer gezien de afgelopen jaren en daarom hebben we gekozen voor een bedrijfsbrede aanpak in de vorm van Blitzworkshops. In samenwerking met Email Handyman hebben we een algemene Email Best Practice opgesteld en deze is integraal meegenomen in de workshops en de tipbars die nu op elke werkplek staan. In mijn ogen is de kracht van de Email Handyman aanpak de eenvoud. Het is simpel te implementeren en iedereen heeft nu dezelfde verwachtingen over hoe we met elkaar omgaan per e-mail.”

Norbert van Duuren, Algemeen Directeur Parts Express

“Ik ben achteraf heel blij dat ik de workshop voor alle medewerkers heb gedaan. Ik denk dat de kracht hier ook in zit, alle medewerkers kunnen hierdoor efficienter werken en beter met elkaar communiceren”

Jeroen Faber, Directeur Bouwintentie bouwkundig adviesbureau

Inbox: 8721 mails
Mails per dag: Tussen de 50 en 70

“Het loopt zo langzamerhand de spuigaten uit!”, is een van de eerste kreten van Ron Jansen als we over e-mail beginnen te praten. Ron Jansen is Managing Partner van Ebbinge & Company, het vooraanstaande executive search en interim bureau. Ik bezoek hem vandaag op zijn kantoor in Amsterdam voor een @yourdesk workshop. We gaan in anderhalf uur zijn Inbox aanpakken en werken aan een handigere manier om je email te verwerken.

Ron is zelf al 18 jaar werkzaam bij Ebbinge. Hij is ooit begonnen als stagiair en heeft een belangrijke rol gespeeld in de groei van Ebbinge. Sinds 2004 is hij mede-eigenaar en hij houdt zich voornamelijk bezig met de commerciële taken. Ron staat elke dag om half zes op om de kranten te lezen en zijn email te doen voor hij naar kantoor gaat, echter al enige tijd is deze discipline niet voldoende om de grote stroom van emails goed onder controle te krijgen, en het kost hem zeker meer tijd dan hem lief is.

Ron’s Tip – Planning
“Het goed plannen van mijn week is cruciaal voor een goed resultaat. Ik doe dat op zondagavond als de kinderen op bed liggen. Dan ga ik rustig door mijn agenda en mijn notities heen en plan alle zaken die ik die week wil gaan doen, zelfs eenvoudige “touch base” telefoontjes worden genoteerd. Zo kan ik bijvoorbeeld vanuit mijn auto al heel wat taken uitvoeren.”

De Amsterdamse Haven
Onze sessie moet even worden onderbroken voor een belletje met een Amsterdamse wethouder. Die was last minute nog even ingepland omdat Ebbinge verantwoordelijk is voor het werven van de nieuwe directeur van de haven. Aangezien dit een zware positie is binnen de Gemeente houdt dat direct in dat er aardig wat stakeholders bij betrokken zijn. Belangrijke zaken wikkelt Ron liever niet via e-mail af: “Daar is het geen geschikt medium voor. De kans op misinterpretatie is daarvoor te groot, ga dan even langs of pak de telefoon.”

Advies Email Handyman – To Don’t Lists
Ron zijn inbox was inmiddels zijn archief geworden. Het was niet meer haalbaar om al die emails in de bijbehorende mappen te archiveren. Echter met zo een volle inbox  verlies je ook het overzicht tussen dingen die je nog moet doen, dingen die je wil onthouden of e-mails die je alleen maar wilt bewaren. Daarom zijn we een eenvoudige versie van Getting Things Done (David Allen) gaan implementeren. Een enkele map voor bewaren en drie actiemappen die “To Do lists” onderscheiden van “To Don’t lists”.  Juist die “To Don’t lists” zijn essentieel, die zorgen er voor dat je een beknopte lijst overhoudt met dingen die je deze week uit wil voeren. Ron ziet direct de voordelen:”Nu doe ik dit eigenlijk allemaal uit het blote hoofd op een overvolle inbox, dat kan, maar effectief is het niet en omdat je makkelijk iets over het hoofd ziet ga je te veel proberen te onthouden”.

Anderhalf uur later heeft Ron geen e-mails meer in zijn inbox. En dat is maar goed ook, want de volgende afspraak stond alweer te wachten.

“Inbox van …” wordt geschreven door Richard Wolfe, eigenaar van Email Handyman

 ”Vorig jaar zijn we overgegaan op Google Apps vanwege de goede toegankelijkheid. Richard heeft ons een Gmail workshop gegeven en heeft ons laten zien hoe we optimaal gebruik kunnen maken van het systeem. Daardoor kunnen wij als team nog effectiever samenwerken. Richard heeft een groot vermogen om voor specifieke werksituaties intelligente (mail)  oplossingen te bedenken, zonder concessies te doen aan de eenvoud. Dit is door mij bijzonder op prijs gesteld. Het was de investering meer dan waard!”

Frans Aarts, Eigenaar ACS Legal

 ”Het is praktisch, simpel en krachtig.  Het vermogen zit ‘m in de eenvoud van de benadering. Daardoor blijft het bruikbaar en ben ik efficiënter!”

Aernout de Bruijn, IT architect IBM

 “My mailbox was organised in no time and I had a lot better overview of what tasks to do and decisions to take”

Nicole Pieters, HR Manager Easynet Netherlands

 ”My team enjoyed the workshop as much as they thought it useful. I implemented all the tips immediately and it works like a dream. Great stuff!”

Monique Bollen, Commercial Director Paperlinx Europe

 ”Mijn team vond de workshop niet alleen nuttig maar ook erg leuk. Ik heb zelf direct alle tips in de praktijk gebracht en het werkt heerlijk. Super!”

Monique Bollen, Commercial Director Paperlinx Europe

 ”Ik had geen grote mailproblemen dus ik was wat sceptisch over het resultaat, maar het heeft me meer overzicht en meer controle gegeven over mijn management taken. Ik ben nu minder met mijn mail “bezig”. Het is een leuke en effectieve aanpak met direct resultaat!”

Rutger van der Laan, Commerciëel Directeur VOC Maatwerk

 “Ik had mijn mailbox razendsnel geordend en heb hierdoor veel meer overzicht in de nog te nemen acties”

Nicole Pieters, HR Manager Easynet Nederland B.V.

 ”It’s practical, simple and powerful. Its power is its simplicity. This is why I keep using it and why it is so efficient”

Aernout de Bruijn, IT architect IBM

De actiemappen

Om met de Getting Things Done (GTD) methode van start te gaan maken we eerst 3 actiemappen aan en bij voorkeur een enkele archiefmap. Deze mappen zijn:

• Bewaren
• Doen Deze Week
• Later / Misschien
• Wachten Op

Naast de actiemappen speelt je Agenda een belangrijke rol in het vertrouwenssysteem.

2x per dag je inbox leeg

• Kan het in 2 minuten, nu doen
• Is het een actie voor een bepaald tijdstip (afspraak of deadline), naar Agenda
• Hoeft het niet deze week, naar Later / Misschien
• Is een ander er mee bezig, naar Wachten Op
• Wil ik het deze week doen, naar Doen Deze Week
• Hoef ik niks te doen, naar Bewaren of Verwijderen

1x per week, wekelijks onderhoud 

• Agenda van afgelopen week controleren (nog iets vergeten?)
• Agenda van komende week controleren (nog iets plannen?)
• Doen Deze Week controleren (gaat het lukken?)
• Later Misschien checken (moet er iets naar Doen Deze Week of kan er iets weg?)
• Wachten Op controleren (moet ik nog iemand opvolgen?)

Zet het wekelijks onderhoud in je agenda en hou je er aan, zo zul je overzicht houden en blijft je systeem betrouwbaar.

vcv – 2009vcvmagazine234ENG02517 .

vcv – 2009vcvmagazine234NL75320 .

Inbox: 864 emails
Per dag: meer dan 70 inkomend, circa 30 uitgaand“Hoe ik vroeger mijn e-mail verwerkte volstaat al lang niet meer”, zegt Nick Bortot, Raad van Bestuur van BinckBank en Alex. Nick is de afgelopen jaren van Marketing Manager opgeklommen tot bestuurslid van BinckBank en dus sinds kort ook Alex. De hoeveelheid inkomende e-mails is de afgelopen jaren sterk toegenomen, in de eerste plaats omdat er steeds meer gemaild wordt, maar ook omdat hoe hoger je in de boom zit hoe meer e-mails jouw kant op komen, vooral in CC-vorm.

Nick is onze eerste prominente manager die door Email Handyman bezocht wordt voor een @yourdesk sessie. Een individuele training om effectiever de grote stroom emails te verwerken en minder tijd kwijt te zijn aan email correspondentie. Email Handyman is een trainingsbedrijf van Richard Wolfe dat zich specialiseert in de Do’s en Dont’s van e-mail gebruik. Hoewel vandaag de dag veel mensen knokken tegen overvolle inboxen blijkt Nick daar al een ingenieus systeem voor te hebben ontwikkeld. Echter ook in dit geval heeft Email Handyman nog genoeg waardevolle tips in petto.

Nick’s tip – Categoriseren
Wat is Nick’s geheim om deze hoeveelheid e-mails te verwerken en toch nog af en toe op de squashbaan te kunnen staan? Categoriseren en archiveren. Nick hierover: “Het is geen haalbare kaart meer om alle e-mails op traditionele wijze te verwerken. Dus na het scannen van mijn e-mail geef ik “kleurtjes” aan de e-mails die verschillende functies hebben. De meeste kunnen vervolgens door mijn assistent uitgevoerd worden of kan ik snel terug vinden voor verwerking. Ik maak mijn inbox niet meer leeg, na een week gaat het naar het archief en op basis van kleur of zoekcode vind ik e-mails terug die ik nog nodig heb.”

Klachten zijn key
In de inbox van Nick zitten e-mails van collega’s, bestuursleden en andere stakeholders. Een apart mapje valt me op, het mapje klachten. “Toch een archiefmap?” vraag ik. “Nee dat is geen archief,  van alle klachten van klanten krijg ik een kopie en die neem ik elke dag stuk voor stuk door.” zegt Nick; “Dat doe ik al sinds ik hier werk en het is een essentiele barometer voor het presteren van ons bedrijf, zeker als online dienstverlener, waarbij je in principe niet veel met je klanten kan praat, wil je dit continue doen”.   

Advies Email Handyman – Laagdrempelig archiveren
In de anderhalf uur durende @yourdesk sessie kom ik erachter dat Nick zijn inkomende stroom e-mails al heel goed onder controle heeft. Wel is het heel belangrijk om effectief e-mails terug te kunnen blijven vinden, ook na archiveren. We nemen even de tijd om een eenvoudig automatisch archief in te stellen en wat achterstallig onderhoud op oude mappen uit te voeren. Nu zijn er eigenlijk maar 3 plekken over waar een e-mail gezocht hoeft te worden. De inbox, de uitbox en het archief.  Wel zo handig.

 ”Very handy, I had several tasks in relation to my email, calendar and contacts. We cleared them all in one go and Richard analysed my existing workstyle and suggested improvements where beneficial. This is something you never get down to yourself but always want to!”

Guido Griffioen, Managing Partner Way to Grow

 ”I had not expected to be able to improve this much. The action folders method really works. The simplicity ensures that you keep using it. It is a real time-saver and gives peace of mind!”

Arthur Diephuis, Managing Director True Colours

 ”Ik had niet verwacht dat ik nog zoveel kon verbeteren. Maar het actiemappen systeem klopt als een bus. Met name de eenvoud ervan zorgt ervoor dat je het blijft gebruiken. Dit is een echte time-saver en rust gever!”

Arthur Diephuis, Algemeen Directeur True Colours

 ”De mix van groepsworkshops en individuele sessies is goed bevallen. Het wordt makkelijker om belangrijk van onbelangrijk te scheiden en om snel te beslissen wat nu te doen en wat later. Dit maakt e-mail verwerken en acties plannen een stuk efficienter. Uit de evaluatie is gebleken dat alle deelnemers de workshop aanraden voor hun collega’s”

Victor Klouwens, Directeur Van Es Gerechtsdeurwaarders & Incasseerders

 ”Erg handig, ik had nog allerlei achterstallige taakjes rondom mijn email, calendar en contacts. Die hebben we in 1x allemaal uitgevoerd en Richard heeft verder goed gekeken naar mijn reeds bestaande werkmethode en deze aangescherpt. Dit is iets waar je zelf nooit aan toe komt!”

Guido Griffioen, Managing Partner Way to Grow

E-mail is een rap tempo de belangrijkste applicatie op kantoor geworden. De hoeveelheid e-mails groeit hard. Zo hard dat de meeste medewerkers te kampen hebben met overvolle inboxen. Stapelen onbeantwoorde e-mails zich razendsnel op? Is jouw inbox uitgegroeid tot een ontembaar monster? Dan is het tijd om Email Handyman in te schakelen.

Email Handyman helpt je het monster temmen. Na de sessies van  Email Handyman behoort een overvolle inbox tot het verleden en heb je niet meer het gevoel bedolven te worden onder e-mail. Je krijgt de macht over je inbox terug, dat maakt het leven een stuk makkelijker. Een half uur eerder naar huis gaan en een lege inbox achterlaten onmogelijk? Niet na de training door Email Handyman.

Ervaringsdeskundige

De oprichter van Email Handyman, Richard Wolfe, is een echte ervaringsdeskundige. Zelf heeft hij jarenlang met e-mailproblemen geworsteld, eerst als product manager en later directeur in de Internet en Telecom industrie. Nadat hij zelf zijn inbox volledig de baas was, besloot hij in 2008 zijn kennis te delen en richtte hij Email Handyman op.

Bij de sessies van Email Handyman leer je niet zozeer hoe je mooie archiefsystemen bouwt of hoe je elektronisch vergaderingen belegt. Je leert hoe je zelf controle krijgt over je inbox en hoe je de stroom (on)zinnige e-mails die op je af komt, efficiënt verwerkt. Bovendien leer je over de “Do’s & Don’ts” rondom e-mailgebruik.

Uit de praktijk

“Ik heb een @yourdesk-sessie doorlopen met Email Handyman. Voor een paar andere groepen werden er Blitzworkshops van anderhalf uur gegeven met de titel Krijg toch de P met je geCC“. Het is nu drie weken later en mijn inbox is twee keer per dag leeg. Heerlijk. Ik besteed absoluut minder tijd aan mijn e-mail. Ik lees mailtjes niet meer voor de zoveelste keer. En ik hoef ’s avonds niet meer gestrest achter mijn laptop te kruipen om mijn inbox een beetje beheersbaar te houden. Ik heb meer rust en dat zorgt voor een veel prettiger manier van werken. Mijn inbox is leeg. Of dat zo blijft? Als het aan mij ligt wel!”

 ”We hebben de workshop als lunch-meeting ingepland en hebben daarna allemaal een @yourdesk sessie doorlopen. Op deze manier was de impact op onze werkdag minimaal. De workshop was leerzaam en helder. Alle collega’s hebben direct na de sessie beter overzicht gekregen van de mogelijkheden van hun inbox. Na het plenaire gedeelte werden er nog individuele vragen beantwoord waardoor effectief en efficiënt tailor made oplossingen werden gegeven en de rest ondertussen gewoon door kon gaan met werken.

Ons eerste contact met alumni is per email en telefoon en door de Email Handyman hebben we nu het gevoel van overzicht en kunnen we een stuk effectiever de emails verwerken. Super Handig!”

   “Onze producties vinden voornamelijk plaats in Azië. Tevens hebben wij veel internationale klanten. Dit betekent dat heel veel communicatie per email verloopt. De Email Handyman blitzworkshop heeft ons handige tips opgeleverd m.b.t. efficiëntie en toepasselijkheid van emails. Een aanrader voor iedere werkgever!”

Wouter de Roos, Managing Director IM Amsterdam B.V.

De afgelopen 15 jaar heeft e-mail veel veranderd op kantoor. Het is de moeder alle killer applications. Killer application is een term voor software die een beroepsgroep beter of sneller zijn werk laat doen en in zeer rap tempo omarmd wordt door deze doelgroep. Bij e-mail is dat in praktisch alle industrieën, beroepsgroepen en lagen der samenleving gebeurd. Zo erg zelfs, dat het om een andere reden de naam killer is gaan verdienen. Overvolle inboxen, nutteloze CC e-mails, uit de hand gelopen misverstandjes en apatisch mailbox-staren zijn eerder regel dan uitzondering. Hebben we hier inmiddels te maken met een Productivity Killer Application?

Daar lijkt het wel degelijk op, en dat is op zich ook niet zo vreemd. Wat zou er gebeuren als je in bijzonder korte tijd miljoenen autorijders de weg op liet die zonder rijbewijs ‘gaandeweg’ zelf zouden leren hoe je het best kan autorijden? Een fileprobleem zouden we het in ieder geval niet meer hoeven te noemen. Maar dit is in bepaalde mate wel wat er gebeurd is met e-mail. Het lijkt zo vanzelfsprekend hoe je moet e-mailen dat we allemaal autodidacten zijn gebleven als het gaat om inbox management en mail efficiency. Terwijl we weten dat systematisch werken en goede afspraken in zoveel gebieden van menselijk werk nodig zijn om verspilling tegen te gaan en de productiviteit te vergroten.

Wat kan er dan beter? Nou, een aantal praktische zaken zouden het e-mail gebruik al een stuk prettiger en sneller maken:

• Een eenvoudige methode om je inbox snel leeg te krijgen en houden.
• Handigheid in het snel versturen van e-mails en makkelijk vinden van e-mails.
• Een aantal gemeenschappelijke gedragsregels voor het voorkomen van inboxvervuiling en ineffectief mailgebruik.

Op basis van deze drie doelstellingen heeft Richard Wolfe de Email Handyman blitzworkshops ingericht. Wolfe is jaren lang betrokken geweest bij de ontwikkelingen rondom het Internet en heeft tevens ervaring opgedaan als trainer voor kenniswerkers. Bovenal is hij eindgebruiker. Met Email Handyman probeert hij een eenvoudige doelstelling te bereiken, de kenniswerker een aantal trucs leren waarmee hij of zij elke dag tijd en frustratie bespaart in e-mail verwerking.

Wolfe hierover: ‘Iedereen heeft natuurlijk gaandeweg zijn eigen stijl ontwikkeld. Toch zijn er genoeg trucs die op iedereen van toepassing zijn die je direct kunnen helpen tijd te besparen. De reaktie – had ik dat 10 jaar geleden maar geweten – hoor ik vaak, zowel tijdens de workshops als tijdens de inviduele trainingen’.

Naast de individuele winst en de rust van een lege inbox is er ook voor het collectief wat te halen. Juist door die individuele stijlen heb je vaak binnen organisaties geen afstemming over hoe email gebruikt wordt. Wanneer wel, wanneer niet emailen, wanneer cc-en, hoe kom je eenduidig naar buiten, hoe zorg je dat emails vindbaar zijn. ‘Als tijdens de blitzworkshop mensen voor hun afdeling simpele Do’s en Don’ts proberen op te stellen merk je hoe email – en de problemen ermee – leeft bij mensen. Iedereen heeft ermee te maken. We hebben alleen het gebruik ervan vaak nog niet gestroomlijnd. En dat heeft weer een weerslag op de andere dingen die we doen.’

Contact opnemen met Richard Wolfe kan via info@emailhandyman.nl of www.emailhandyman.nl.

Email Handyman blitzworkshops duren 1 tot anderhalf uur en individuele @yourdesk sessies worden op maat uitgevoerd. Zit u met vragen over email policies of andere uitdagingen in de organisatie wisselen wij daar graag over van gedachte en bieden een aanpak op maat aan.

For many years I have been looking into the right software to optimise my own sales activities and often I have been involved in reviewing CRM software for companies, small and large.

And even though I would be willing to spend money on any of the existing CRM packages or online services I have ended up using plain Outlook to manage my activities, prospects and tasks. And to be honoust, it is quicker and easier (read: more effective) than anything else I have ever used.

Please note, this is NOT Outlook with Business Contact Manager or Microsoft CRM, this is Outlook as you find it on pretty much every desk and it is centered around the normal Task List and Contacts folder that Outlook has (and therefore it works with any version of Outlook, I now use 2003 but have used 2007 as well).

The major benefits from this system are:

• System independant (ok, other than Windows and Outlook out of the box)
• Very fast to set up and even faster to use (eg. all the smarts of Outlook still apply, keyboard shortcuts, help functions etc.)
• Compatible to everything that is compatible to Outlook (think Plaxo backups, Smartphone sync, your favourite plugins etc.)

Because several people have asked me to help them implement this “system” for them as well, I decided to write it down and give some insight on the pro’s and con’s. Also note that this is not an attempt to put down any of the CRM systems on the market today. For real Customer Relationshop Management my method will not be sufficient, but for increasing your own productivity (sales based or otherwise) it can help a lot.

To start of let me summarize the components that create my “CRM on a stick”:

Must haves

• Outlook Contacts – This is where all contact details are saved on a per person basis. 
• Outlook Tasks – This is where all opportunity information is saved. 

Nice to haves

• Autocorrect or some third party “quicktext” tool to allow for automatic entry of startlines, dates etc. I use Fingertips
• Synchronization with your phone or PDA, I use Nokia PC Suite
• Voicemail-to-email. This is my personal reminder service into my CRM in case I am not in front of a computer.

The first thing I decided to do was to add all my business contacts to my normal contact list. I actually use categories to distinguish between business and social contacts and it also helps me identify if a business contact is from earlier days or current days (without removing old contacts). I do this by naming the category to the context in relation to me. So currently I am working for 3 companies and I name the category by the company I am representing. Down the track this makes much more sense then naming it “customer” or “business”. 

I relaxed the necessity of having “accounts” and relied on proper use of the the Company field.. So make sure you always enter Company field but don’t worry about exact naming (PTY LTD etc.) It is just to make sure you can find all contacts related to “Logica” etc.

Now, if you get disciplined in having the name field, company filed, phone field, email field entered correctly and in my case also the category field, you will be able to link up the contact to opportunities and make a call or send an email instantly.

Next, the core of the CRM system.. Tasks. I use the subject of the tasks to identify most of the required info about the opportunities. I consider an opportunity as a topic to be discussed or being discussed with typically one party where there is chance of revenue (be it recurring or not). When I receive a lead from someone or some system I will enter it as an opportunity and if a contact exists I will link this contact to the opportunity (note: each opportunity is a single Task item and can be considered as a “project”) Each opportunity is also catergorized based on the company I represent (note this could also be project or could be left out).

The subject of the opportunity will typically look like this:

Opp: Verizon Business, Netherlands – EH

I use Opp: together with Act: (action) and Proj: (project) and Buy: (purchase) as tasks of private and business matter all in one Tasks list. Why? So I can synchronize all my tasks with my smartphone. This is not required but makes life easier. Also I use an abreviation for readability on the smartphone. 

I then identify the account/company and will also enter a shortcode for the type of opportunity (which in my case is similar to the company I represent). This helps me identify between different opportunities within the same company and helps me group opportunities (which in Outlook I can also do by Category but not on my phone). 

I use the built in Outlook function to link Task to Contact. This is where you need to be careful. Only link the Task to the contact and DO NOT assign the Task to the contact (otherwise they will receive an email with the task information, this is typically not the intention The advantage is any contact information is kept up to date in the contact items without impacting on the tasks (and no double management exists). Also multiple contacts can be linked providing account type relationships. 

I then use the notes field to track progress with the opportunity. Everytime I have attempted call, email (in or out) etc. I will make a short note with timestamp. This allows me to always backtrack and for instance I can forward the Task Item (which now has become light version of an Opportunity Dossier) to anyone I would like to discuss it with/hand over to.

I use Fingertips to automatically enter a line with my name and date.. so by typing a two letter or three letter shortcode it will produce the related line, so for an outgoing email I type “oe ” and then it spits out:

“— date and time — Richard Wolfe — 

Email sent to “

I then only have to finish the line, set a new follow-up date and save the task. This lowers the barrier of producing tidy notes and also forces me to write the name of the person who the contact was with, which becomes quite important in time as opportunities become more complex and your memory fails you (which I guarentee it will). You can also type the first line manually but it helps to use Autocorrect (built-in) or Fingertips.

Also I strongly recommend changing the view of the Tasks list in Outlook to include a Preview Pane on the right side of your Outlook window, this way as you browse through the opportunities you will see your most recent notes about that opportunity immediately. 

The last and perhaps the most crucial part of my system is to enter a due date to the task list which represents the next time you need to take action. Typically I will put a desired result/next action in my note and then use the due date to manage when I need to follow up. This way if I have completed the things I need to do right away (eg. send email incl. proposal) and then entered the follow-up date I can forget about this opportunity for now and concentrate on the next one in line. This becomes a very fast and mind-easing process.

Once this has been set up you will notice a low barrier to entering a new opportunity and a very low barrier to open up your tasks and attend to the customers that need attention today, perhaps the once that should have been done earlier this week and why not the ones that are pending action tomorrow or later this week but might as well be followed up now. Doing your daily sales round is easy as tasks that are due show up in red and you can even check your “follow-up list” on your phone when travelling etc.

My final tip is to have a voicemail-to-email service that you program under a quickdial on your phone. I use this to make a quick-note of any action I need to take at any given time. I dial the number, leave myself a quick voicemail and when I am back at my desk the email (with voicemail included) reminds me to set up a new opportunity based on a lead I was given in a conversation or to add an action to do something I thought of when I was on my way to work. As soon as you have left the voicemail you can clear your head again and not worry about forgetting it etc. (I use XOIP in the Netherlands but I would use a local solution to minimize calling cost!).

This system has helped me manage my personal sales pipeline of multiple companies on one machine alongside other responsibilities. When you have little time to do it well the barriers to do it need to be low. This system has proved to work for me, it has several shortcomings but my guess is that you could finetune it easily to suit most or your requirements (without seeking assistance of a software engineer!!)  

I do intend to add screenshots later but for now, if you have any questions, please email me and I will help you out.

Kind regards, Richard

ControllersMagazine | Artikelen | Vrijdag maildag.html.