“Not only have I seen and heard a positive change beginning among those who attended the Email Handyman workshop in our organization, but I have also myself found it an extremely effective, logical and enabling method to keep my own inbox under control.”
Jennifer Boylan, HR Manager Procter & Gamble Netherlands
Richard Wolfe is oprichter van Email Handyman en ondernemer in Internet en Telecom gerelateerde bedrijven. Richard helpt bedrijven effectiever met het fenomeen e-mail om te gaan. Maar dan niet door aan de techniek te sleutelen, maar door aan de mensen te sleutelen. Volgens Richard kunnen we met een paar eenvoudige principes het onzelf al een stuk makkelijker maken.
Naast het geven van workshops treedt Richard op als spreker op om tijdens evenementen en congressen het onderwerp van e-mail als “productivity tool & productivity killer” onder de aandacht te brengen. Hierbij komen de leuke en minder leuke facetten van e-mail aan bod, wordt het bewustzijn van de groep even wakker geschud van “waar we nou allemaal mee bezig zijn” en krijgt men handige tips mee over hoe je je werkdag effectiever door kan komen.
Richard heeft vele jaren trainingen genoten en in de afgelopen jaren zelf trainingen ontwikkeld en gegeven. Hij is onder andere oprichter van het iWorkSmart forum en seminars. Tevens levert Richard content voor verschillende vormen van media en dankzij zijn Australische achtergrond werkt hij net zo makkelijk in het Engels als in het Nederlands.
Onderwerpen
- E-mail management
- Personal productivity
- Het nieuwe werken
- Outlook / Gmail / LinkedIn tips en trucs
”De kracht van de aanpak van Email Handyman zit hem in de eenvoud. Het is een leuke en korte workshop met blijvend resultaat. Ik ga nu elke dag met een gevoel van overzicht naar huis. Dat is even nuttig als prettig!”
Inge Colson, HR Manager Reed Elsevier
“De workshops zijn binnen Elho zeer positief ontvangen. Ik kreeg leuke feedback van de deelnemers en ook bevestiging dat men de tips daadwerkelijk heeft omgezet in daden.”
Jan Schaerlaeckens, Director Operations Elho International BV
“Het inlevingsvermogen van Richard over de werkzaamheden en werkmethode is indrukwekkend. Tijdens de @yourdesk sessie respecteert hij de bestaande werkstijl en brengt verbeteringen aan waar mogelijk. Dus geen grote aanpassingen maar effectief bijschaven. Als je meer uit jezelf wil halen is dit een nuttige bijdrage!”
Nick Bortot, bestuurslid BinckBank
BBC broadcasted a great documentary about the challenge of managing email. View it here (in 3 parts)!
Inbox: 14736
Per dag: 100+
Ik ben op bezoek bij James Veenhoff, partner bij Fronteer Strategy en mede bekend als directeur van de Amsterdam Fashion Week, voor een “schoon-schip” actie op zijn inbox. James heeft al vele jaren ervaring in brand management en die ervaring puilt letterlijk uit zijn inbox. Hij wil daar graag weer wat meer overzicht in krijgen.
In het anderhalf uur dat we samen in zijn kantoor aan de Prinsengracht aan het werk gaan wordt zijn MacBook flink aan het knarsen gezet. Met het aanbrengen van een “To Do” map en een aantal “To Don’t” mappen wordt er onderscheid gemaakt tussen wat op korte termijn relevant is en wat voor nu even uit het zicht kan blijven. Een flinke historie aan e-mails passeren de revue, maar ook een meer recente taak vraagt nog even aandacht. “Oh ja, die adressenlijst”, het blijkt dat James nog een adressenlijst moet samenstellen voor de uitnodigingen van de IJ-prijs 2009 die hij binnenkort van de Gemeente Amsterdam in ontvangst mag nemen. Maar meteen even doen, dan kunnen we gelijk het beheren van adressen ook aan de kaak stellen.
Voor James is de grootste opsteker het verschil tussen je e-mail lezen en je e-mail verwerken. Met de grote hoeveelheid e-mails per dag is het prettig om ze snel een plek te geven en verder te gaan met het belangrijke werk. Met deze manier van “processen” ben je niet perse alle mails aan het beantwoorden, maar je organiseert ze naar aanleiding van wat je er nog mee moet doen, of niet mee wilt doen. Een aanpak die op zich ook wel een klein prijsje verdient!
Als ik het kantoor uit loop vraag ik me nog af of de nieuwe aanpak wel tegen ruim 100 nieuwe emails per dag op kan. Dus check ik het nog maar even na een paar dagen, per email. Zijn respons was rap en duidelijk, "die gaat even op mijn To Don’t lijst 
"!
“We waren al overtuigd van het nut van inbox management workshops vanuit onze ervaringen in Nederland. Dus hebben we Email Handyman gevraagd om ons kantoor in China te trainen, waar ons bedrijfsresultaat in grote mate van afhankelijk is. De workshops zijn ten zeerste aan te bevelen, de nuttige praktische tips worden goed bijgestaan door een spontane inleving in de situatie van de medewerkers die nog leuk is ook!”
HZX Fashion Works, Hangzou
(Shift)Spacebar = Read Mail (one page down/up)
Ctrl-N = New item/mail
Ctrl-R = Reply
Ctrl-F = Forward
Alt – S (or Ctrl – Enter) = Send
Ctrl-2 = Goto Calendar
Ctrl-1 = Goto Mail
Ctrl-Shift V = Move item
Ctrl-Shift Y = Copy item
Ctrl-Z = Undo
And 2 Top Windows shortcuts
Alt-Tab = Swith window
WinKey-D = Show Desktop
The following steps will help you manage your Inbox more efficiently. They are based on the concept of David Allen’s “Getting Things Done”, though limited to only the most basic principles. Let’s get started!
1. Create 3 Action Folders and 1 Repository Folder
We start by creating the folders to which we move e-mails when we empty our inbox. It is important to recognize the difference between your action folders (for e-mail that somehow still require action by you or someone else) and your repository folders (for filing e-mails that no longer require action). The three action folders are:
And as a repository system we recommend using a single folder called:
Any existing folders that contain filed items can be drag&dropped onto the Filed Items folder in a whole (creating subfolders to Filed Items).
Together with your Calendar these folders are the basis of your “trust system”. The process of emptying your inbox (try to limit this to twice or three times a day) is a follows:
Using this process you can clean up your inbox twice or three times a day and. Process each e-mail one by one (top-down or bottom-up) without prioritizing. This will turn emptying your inbox into a habitual process that will take up little time. In between hours there is no need to check your inbox and you can work on the items in your Calendar and Go Do This Week.
2. Schedule your weekly maintenance
Enter a recurring appointment of one hour into your calendar which contains the following title and details:
During the weekly maintenance you go through your To Do and your To Don’t lists to see if any items on Hold or Waiting need action. The weekly maintenance is a crucial activity to ensure you can trust your “trust system”.
