Email is Ruining my Life

BBC broadcasted a great documentary about the challenge of managing email. View it here (in 3 parts)!

“Ik ben achteraf heel blij dat ik de workshop voor alle medewerkers heb gedaan. Ik denk dat de kracht hier ook in zit, alle medewerkers kunnen hierdoor efficienter werken en beter met elkaar communiceren”

Jeroen Faber, Directeur Bouwintentie bouwkundig adviesbureau

---

My ten favourite keyboard shortcuts in Outlook

(Shift)Spacebar = Read Mail (one page down/up)
Ctrl-N = New item/mail
Ctrl-R = Reply
Ctrl-F = Forward
Alt – S (or Ctrl – Enter) = Send
Ctrl-2 = Goto Calendar
Ctrl-1 = Goto Mail
Ctrl-Shift V = Move item
Ctrl-Shift Y = Copy item
Ctrl-Z = Undo

And 2 Top Windows shortcuts
Alt-Tab = Swith window
WinKey-D = Show Desktop

Getting started with Getting Things Done

The following steps will help you manage your Inbox more  efficiently. They are based on the concept of David Allen’s “Getting Things Done”, though limited to only the most basic principles. Let’s get started!

1. Create 3 Action Folders and 1 Repository Folder

We start by creating the folders to which we move e-mails when we empty our inbox. It is important to recognize the difference between your action folders (for e-mail that somehow still require action by you or someone else) and your repository folders (for filing e-mails that no longer require action). The three action folders are:

• - Go Do This Week
• - Holding For Later
• - Waiting For Others

And as a repository system we recommend using a single folder called:

• - Filed Items

Any existing folders that contain filed items can be drag&dropped onto the Filed Items folder in a whole (creating subfolders to Filed Items).

Together with your Calendar these folders are the basis of your “trust system”. The process of emptying your inbox (try to limit this to twice or three times a day) is a follows:

• - Can it be done in 2 minutes, then do it!
• - If it requires action on a specific time in the future, copy it to your Calendar (just drag and drop onto the Calendar button) and then you can file the e-mail.
• - If is does not need to be done on short notice (1 week), move to Holding For Later.
• - If someone else is working on it but you need to keep an eye on it, move it to Waiting For Others
• - If it needs to be done soon, move to Go Do This Week
• - Otherwise the e-mail can be moved to Filed Items or be deleted.

Using this process you can clean up your inbox twice or three times a day and. Process each e-mail one by one (top-down or bottom-up) without prioritizing. This will turn emptying your inbox into a habitual process that will take up little time. In between hours there is no need to check your inbox and you can work on the items in your Calendar and Go Do This Week.

2. Schedule your weekly maintenance

Enter a recurring appointment of one hour into your calendar which contains the following title and details:

• GTD Weekly Maintenance
  - Check Calendar past week
  - Check Calendar coming week
  - Check Go Do This Week
  - Scan Holding For Later
  - Scan Waiting For Others

During the weekly maintenance you go through your To Do and your To Don’t lists to see if any items on Hold or Waiting need action.  The weekly maintenance is a crucial activity to ensure you can trust your “trust system”.

Getting rid of “new e-mail” bells and whistles

They are supposed to be a great feature, all the types of “you have new mail” notifications that you find in e-mail applications. But sadly enough they are a great contributor to the many interruptions that we face during a working day. As such they decrease our productivity, and this has been proven multiple times in studies done on the topic.

So if you would like to save yourself time immediately we suggest turning them all of. But of course, doing that isn’t as easy as it sounds. Here is how to turn them off in most versions of Outlook.

1. Click on Tools in the menu bar of Outlook

2. Click on the E-mail Options button

3. Click on the Advanced E-mail Options button

4. Turn off all tick boxes for new e-mail notifications

5. Click OK and you’re done

ps. Try this for at least a week. In the beginning you will miss the bells, it takes a little while to notice the benefit.

Check je mail, laat je mail niet jou checken

Multitasken, mannen zouden er slecht in zijn, vrouwen kunnen het wel volgens de vele grappen in boeken die een poging doen mannen vrouwen te doen begrijpen en andersom. In het kort komt het er op neer dat de mens bijzonder slecht is in multitasken, daar zijn de wetenschappers het inmiddels wel over eens, dat kun je beter aan moderne computers over laten. En dat vrouwen het iets minder slecht kunnen is nog geen excuus om in ons werk te vertrouwen om “multitasken” als een kwaliteit van je collega’s en dus ook niet van jezelf.

 

En wat doen we als we ons proberen te concentreren op de klus die af moet en blip, daar heb je zo een leuke notificatie of envelopje die aangeeft dat je nieuwe mail hebt?? Tja, bij mij gaat er dan even een gewetensvraag op:”Mag ik mij nu even laten storen door dat bericht? Is misschien belangrijk of leuk genoeg?”. Daar is maar een manier om achter te komen, even checken van wie het is en waar het over gaat.

 

Bijzonder verleidelijk, heel erg menselijk en funest voor de concentratie op de huidige taak. We kunnen niet goed multitasken en alleen al die vraag of het interessant zou kunnen zijn is eigenlijk al een onderbreking te veel. En dan gaat dat fijne email programma ook nog eens een doorschijnende pop-up over je scherm toveren die de eerste regel van het e-mailtje laat zien, nou, dan moet je van hele goede huize komen als je de verleiding wil weerstaan.

 

Met andere woorden die nieuwe e-mail notificaties zijn ontzettend a-productief. En aangezien je in de meeste functies kan volstaan met binnen een paar uur (of in mijn ogen binnen 24 of 48 uur) te reageren op een e-mail is die “Lees Mij Nu” interruptie helemaal niet nodig. En dat is heel simpel opgelost alleen de meeste mensen vinden het wel prima zo (als ze er al bij stil staan).

 

Twee opties:

1) Je e-mail programma uitzetten: Een bijzonder effectieve oplossing maar aangezien het vaak ook onze agenda is en we regelmatig e-mails en dergelijke nodig hebben tijdens onze taken werkt het niet echt.

2) De notificaties uitzetten: Dit werkt prima, en de meeste programma’s hebben flink wat toeters en bellen om je te vertellen dat je nieuwe e-mail hebt en die staan standaard allemaal aan. Dus het is een kwestie van 1x aanpassen en daarna lekker geconcentreerd verder werken.

 

Hoe zet ik de notificaties uit?

In Outlook ga naar Extra – Opties – E-mailopties – Geavanceerde e-mailopties – Bij het ontvangen van nieuwe items in mijn Postvak In en zet alle vinkjes uit. Opslaan en klaar.

 

Voor andere programma’s kun je altijd de help functie van je software raadplegen (sneltoets F1) maar vaak is het snel gevonden als je bij Opties of Instellingen zoekt.

“Het inlevingsvermogen van Richard over de werkzaamheden en werkmethode is indrukwekkend. Tijdens de @yourdesk sessie respecteert hij de bestaande werkstijl en brengt verbeteringen aan waar mogelijk. Dus geen grote aanpassingen maar effectief bijschaven. Als je meer uit jezelf wil halen is dit een nuttige bijdrage!”
 
Nick Bortot, bestuurslid BinckBank

---

U heeft 1.038 ongelezen mails!

 ”Ik denk dat ik met Kerst een paar dagen extra vrij neem om mijn e-mail bij te werken”, hoor ik een collega zeggen. Vreemd, alsof e-mail verwerken geen werk is. Alsof we het logisch vinden dat we in de vakantie per e-mail juist wel bereikbaar zijn. Maar met name alsof email managen een onmogelijke taak is die alleen met een tweejaarlijkse grote schoonmaak nog haalbaar is.

E-mail is inmiddels een doodgewone zaak. Het is zelfs de killer applicatie van de afgelopen 20 jaar die niet meer weg te denken is uit het bedrijfsleven. We moeten er niet aan denken dat de e-mail er uit ligt voor onbepaalde tijd; wat doe ik nu? Hoe krijg ik me werk dan gedaan? Echter steeds meer zien we ook de problemen van e-mail opduiken.  Vandaag de dag spenderen we gemiddeld al meer dan 2 uur per dag aan het verwerken van e-mail en er is tot op heden bijzonder weinig aandacht besteedt aan hoe je dat nou effectief kan doen. Vaak hoor je dan de reaktie:”Hoe moeilijk kan het zijn, je schrijft een mailtje en drukt op Send!”. Echter veel mensen hebben last van overmatig volle inboxen, het gevoel dat ze het overzicht kwijt zijn van wat ze nog moeten doen en zijn continue bezig om achterstallig werk weg te werken. Dit met de bijkomende stress, overwerk en andere nadelen voor de kwaliteit van het werk en leven.

Beter mailen
Dat het een stuk beter kan is inmiddels ook wel duidelijk. Door middel van het volgen van een paar eenvoudige instructies kun je al veel meer rust en overzicht verwerven, en dat scheelt je aardig wat tijd per dag. Als je dan ook nog wat aandacht besteedt aan wat handige tips en trucs om met name veel gedane handelingen minder belastend te maken, dan zul je zien dat het leeg krijgen en leeg houden van je inbox een eenvoudige taak is geworden en je daarbij ook nog een minder tijd met e-mail verwerken bezig bent dan voorheen.

Niet voor niks dragen de workshops van Email Handyman de titel “Krijg toch de P met je geCC“. Naast een hogere effectiviteit wordt er ook aandacht besteedt aan de “Do’s and Dont’s” van e-mail. De laagdrempeligheid van e-mail heeft er voor gezorgd dat we e-mail inmiddels heel makkelijk gebruiken voor zaken waar het niet perse geschikt voor is. Door dit te bespreken met de medewerkers zorgt Email Handyman ervoor dat de bewustwording groeit over hoe we e-mail beter kunnen gebruiken, en minstens zo belangrijk, wanneer we vooral geen e-mail moeten gebruiken.

Kort en Krachtig
Er is aardig wat te verbeteren op het gebied van e-mail gebruik. Maar we moeten accepteren dat het moeilijk is om gedrag te veranderen, zeker voor iets wat niet de hoogste prioriteit heeft. Daarom richten we ons vooral op de meest essentiele verbeteringen, houden het simpel en houden ket kort. De workshop duurt anderhalf uur en de meeste mensen zijn al heel snel daarna helemaal op de rit. Voor de selecte groep die vervolgens meer wil zijn verschillende opties, maar  het merendeel is gewoon blij om vanaf nu juist minder met e-mail bezig te zijn!

Een Email Handyman workshop kun je boeken via www.emailhandyman.nl. Meer weten over e-mail bedrijfsadviezen of trainingen neem contact op met Richard Wolfe via info@emailhandyman.nl.

 

 ”De kracht van de aanpak van Email Handyman zit hem in de eenvoud. Het is een leuke en korte workshop met blijvend resultaat. Ik ga nu elke dag met een gevoel van overzicht naar huis. Dat is even nuttig als prettig!”

Inge Colson, HR Manager Reed Elsevier

---

“We hebben een aanzienlijke groei in e-mail verkeer gezien de afgelopen jaren en daarom hebben we gekozen voor een bedrijfsbrede aanpak in de vorm van Blitzworkshops. In samenwerking met Email Handyman hebben we een algemene Email Best Practice opgesteld en deze is integraal meegenomen in de workshops en de tipbars die nu op elke werkplek staan. In mijn ogen is de kracht van de Email Handyman aanpak de eenvoud. Het is simpel te implementeren en iedereen heeft nu dezelfde verwachtingen over hoe we met elkaar omgaan per e-mail.”

Norbert van Duuren, Algemeen Directeur Parts Express

---